Google Workspace (früher Google GSuite) für Unternehmen – Einführung in 10 Minuten
Inzwischen heißt Google GSuite Google Workspace. Hier stellt Google das neue Branding vor:
GSuite für Unternehmen wird bereits von vielen Geschäften und Dienstleistern genutzt. prandible ist von Beginn an großer Fan von GSuite, da der Umfang gigantisch ist und es das Arbeiten vor allem in einem Team enorm erleichtert. Wir möchten euch heute dieses ausführliche Tool vorstellen und ausführlich auf unsere meist genutzten Features eingehen. Was sind die wirklichen Vor- und Nachteile, was kostet das Ganze, für wen ist GSuite geeignet? Lese auf jeden Fall bis zum Ende, denn wir haben einen einzigartigen Rabattcode für dich!
1. Was ist GSuite für Unternehmen überhaupt?
GSuite ist eine Serie von mehreren Software Tools, die von Google ins Leben gerufen wurde. Die Werkzeuge reichen von einem E-Mail-Programm, über Videokonferenzmöglichkeiten, Kalender bis hin zu Online-Editoren für verschiedenste Dokumente. Alle GSuite Tools sind teamfreundlich, da du sie mit anderen teilen oder gleichzeitig bearbeiten kannst. Effizientes und produktives Arbeiten ist hierdurch gesichert.
2. Unsere meistgenutzten Tools
Gmail
Gmail ist der E-Mail Provider von Google. Wir nutzen Gmail für den E-Mail Kontakt mit Kunden, aber auch intern. Gmail ist mit jedem Gerät kompatibel. Besonders hilfreich ist es, dass Gmail dir Erinnerungen erstellt, wenn du noch nicht auf eine E-Mail geantwortet hast. So vergisst du wichtige E-Mail nicht, die im stressigen Arbeitsalltag schon mal untergehen können.
Die wichtigsten Anhänge kannst du direkt aus dem Postfach öffnen. Genauso wie auf Einladungen antworten. Dafür brauchst du noch nicht mal die E-Mail öffnen und sparst so enorm Zeit. Entscheidest du dich jetzt, auf Gmail umzusteigen, ist eine Migration von deinem vorherigen E-Mail Postfach kein Problem.
Drive
Google Drive ist ein Cloud System in dem du deine Dokumente abspeichern kannst. Die ersten 15GB Speicherplatz sind sogar kostenlos. Da die Dokumente nicht lokal gespeichert werden, kannst du deine Dokumente von überall abrufen. Du kannst alles ordentlich in Ordnern sortieren und diese individuell für andere freigeben. So haben andere ebenfalls von überall Zugriff auf die Dokumente/Ordner. Du kannst sogar individuell bestimmen, ob andere Personen nur Lese- oder auch Bearbeitungszugriff haben sollen.
Kalender
Wie praktisch es doch ist, auch in den Kalender von Kollegen gucken zu können. Mit Google Kalender können Kalender oder einzelne Termine mit anderen geteilt werden. So hältst du den Überblick über deine eigenen Termine, weißt aber auch, wann du deinen Kollegen um einen Gefallen bitten kannst – oder eben besser nicht. Termine aus Gmail werden automatisch in den Kalender eingetragen. Wechsel einfach zwischen der Tages-, Wochen- oder Monatsübersicht hin und her um den Überblick der nächsten Zeit zu bewahren.
Mobile Ansicht
Quelle: Google
Desktopansicht
Quelle: Google
Meet
Videotelefonie ist vor allem zu Zeiten von Corona wichtiger denn je. Google Meet macht das Arbeiten auf Abstand enorm einfach. Meet wurde innerhalb des Teams während des Home Office viel genutzt. Mit Meet wird aber auch die Kommunikation mit Kunden, die nicht aus der gleichen Gegend kommen, enorm erleichtert. Auch hier ist der Vorteil, dass jeder von überall und von jedem Gerät teilnehmen kann.
Durch die verschlüsselte Übertragung werden Videokonferenzen gesichert. Video- und Audioqualität haben eine ausgezeichnete Qualität. Andere weitere hilfreiche Features sind die Möglichkeiten zur Präsentation des eigenen Bildschirms, die Aufnahme eines Telefonats oder zum Stream.
3. Vorteile – Warum du GSuite nutzen solltest
Wie du vielleicht bereits gemerkt hast, sind wir bereits ein großer Fan der GSuite Reihe. Wir berichten dir jetzt von den Vorteilen, die für uns am ausschlaggebendsten sind.
Kinderleichtes arbeiten in Teams
Wie bereits schon erwähnt, lassen sich alle GSuite Inhalte mit anderen teilen. Sei es nun ein bestimmtes Dokument, der Kalender oder ein Ordner in Google Drive. Das Zuordnen von Berechtigungen ist ebenfalls kinderleicht. Das funktioniert auch super wenn du Dokumenten mit Kunden oder externen Personen teilen möchtest. In einem Dokument, sei es nun ein Textdokument, eine Tabelle oder eine Präsentation, können mehrere Personen gleichzeitig arbeiten.
Jeder kann sehen, wer an welcher Stelle gerade arbeitet. So erspart man sich lästiges abspeichern von Dokumenten, verschicken und erneutes herunterladen. Ganz von dem Problem abgesehen, dass jemand aus versehen nicht die aktuellste Version geöffnet hat. Mit den Google Online-Editoren muss lediglich eine URL verschickt und die Berechtigungen eingestellt werden. Jeder Person sieht automatisch die aktuellste Version.
Keine Installationen von Softwares
Da du dich bei GSuite lediglich mit deiner Gmail Adresse anmelden musst, ersparst du dir lästige Installationen von Softwares. Das macht die Anmeldung und Nutzung von überall möglich und du bist nicht mehr von einem lokalen Gerät abhängig. Du sparst dir also auch die Kosten für bspw. Lizenzen.
Benutzerdefinierte E-Mail Adressen
Suche dir deine geschäftliche E-Mail Adresse aus. Jetzt ist Schluss mit deiner Adresse wie @gmx.de oder @web.de. Sorge für mehr Vertrauen deiner Kunden mit einer professionellen Adresse wie bspw. deinName@deineFirma.de. Du kannst aber auch einfach Mailinglisten erstellen, um Gruppen zu benachrichtigen. Denke hier Vertrieb@deineFirma.de. Außerdem kannst du E-Mail Aliasse erstellen. Das bedeutet, dass bspw. die E-Mails von dem Kundenservice kundenservice@deineFirma.de automatisch an eine Person weitergeleitet wird, die für die Beantwortung von Kundenfragen zuständig ist.
Geräteübergreifende Zusammenarbeit in Echtzeit
Unabhängig vom Gerät von überall aus arbeiten? Und das mit anderen zusammen. Klingt zu schön, um wahr zu sein? Genau das macht Google aber möglich. Kein Hin- und Her Geschicke mehr von Dokumenten – und das ist auch noch von mehreren Geräten möglich.
Genügend Speicherplatz
In einem Unternehmen können sich in kurzer Zeit enorm viele Dateien ansammeln, die schnell die Grenzen des Speicherplatzes überschreiten können. Dieses Problem besteht bei GSuite nicht. Je nachdem welchen Tarif du wählst, stehen dir 30 GB oder unbegrenzter Speicherplatz zur Verfügung.
Offline Zugriff über alle Geräte
Wenn du weißt, dass du in bestimmten Situationen kein Internet haben solltest, aber dennoch arbeiten möchtest, ist das kein Problem mit GSuite. Du kannst dir entweder die entsprechenden Dokumente vorher herunterladen. Diese kannst du dann offline bearbeiten. Sobald du wieder Internetzugang hast, kannst du die bearbeiteten Dokumente erneut hochladen.
Es gibt außerdem noch 3 weitere Möglichkeiten, offline auf gespeicherte Dateien zugreifen zu können:
- Offlinezugriff auf Drittanbieterdateien über den Drive File Stream einrichten
- Über die Erweiterung Google Docs Offline Dateien im Web offline verfügbar machen
- Über die App Dateien auf Mobilgeräten offline verfügbar machen
Spamfreies Postfach – 99,9% Sicherheit
Wer kennt es nicht, der ständige Spam im E-Mail Postfach? Jetzt ist Schluss damit. Google verspricht ein sicheres spamfreies Postfach, mit einer Sicherheit von fast 100%! Google baut den eigenen Spamfilter immer weiter aus. Administratoren können allerdings den Spamfilter noch individuell anpassen.
GoBD-konforme Ablage
GSuite verspricht eine GoBD-konforme Ablage. Die “Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ sind in Deutschland für jeden Unternehmer verpflichtend. Mit GSuite wird dieses Thema automatisch abgedeckt und du brauchst dir hier keine Gedanken mehr drüber machen.
4. Nachteile
Wie bei fast jeder Software gibt es auch bei GSuite Nachteile. Was sollte man beachten, bevor man sich für GSuite entscheidet?
Weniger Grafik- und Formatier-Möglichkeiten
Vergleicht man die Google Online-Editoren mit dem bekannten Microsoft Office Programmen Word, Excel etc. bemerkt man, dass die Formatier-Möglichkeiten nicht ganz so erweitert sind. In Word und Excel scheinen die Möglichkeiten endlos, bei Gsuite sind die Grenzen absehbar. Hier kommt es wahrscheinlich auf die Branche und Tätigkeit an, inwiefern man die Microsoft Optionen auch vollkommen ausnutzt.
Für unsere Bedürfnisse reicht GSuite völlig aus. Das gleiche gilt auch für grafische “Verschönerungen”. Dieser Vergleich ist auf die installierten Versionen von Word & co bezogen. Vergleicht man bspw Excel Online mit Google Spreadsheets, fällt auf, dass Excel Online nicht mit allen Features von der ursprünglichen Excel Version ausgestattet ist und Google Spreadsheets hier widerum der Vorreiter ist.
Schnelle Internetverbindung vorausgesetzt
Da alle Dateien in einer Cloud gespeichert sind, findet bei GSuite alles online statt. Dementsprechend ist eine schnelle und stabile Internetverbindung essentiell. Diese sollte gegeben sein, ansonsten kann das Arbeiten mit GSuite mühsam sein. Jedoch ist bekanntlicherweise eine vernünftige Internetverbindung heutzutage nicht nur für GSuite wichtig. Von daher wird diese Voraussetzungen in den meisten Fällen wohl gegeben sein.
Sensible Daten des Unternehmens liegen in Googles Hände
Hier sollte sich jeder Gedanken drüber machen. Google hat ein ausgeprägtes Datenschutzsystem, jedoch geht es bei geschäftlichen Accounts oft um sehr sensible Daten. Hier muss jeder für sich selbst abwägen, inwiefern man Google vertraut. Ab dem Business Tarif kannst du dir allerdings aussuchen, ob du deine Daten in den USA oder Europa gespeichert haben möchtest. Das gilt natürlich nicht nur für Google sondern für jeden möglich beliebigen Speicherort solcher Daten. Deutschland als spezifischen Speicherort kann Google nicht versprechen, jedoch die Einhaltung aller DSGVO Voraussetzungen sind garantiert.
5. 10 Tipps in 5 Minuten
Wir haben für dich bereits ein Video gefilmt, in dem du 10 GSuite Tipps in 5 Minuten bekommst. Sowohl für GSuite Einsteiger geeignet als auch für diejenigen, die noch zweifeln, ob GSuite wirklich das Riichtige für sie ist. Schau dir diese Video also auf jeden Fall an:
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6. Versionen und Kosten von GSuite
Die verschiedenen Tarife
Es gibt einen Basic, einen Business und einen Enterprise Version. Bei der Enterprise Version stehen dir alle Optionen zur Verfügung, bei der Business und Basic Version gibt es ein paar kleine Einschränkungen.
Es gibt einen Basic, einen Business und einen Enterprise Version. Bei der Enterprise Version stehen dir alle Optionen zur Verfügung, bei der Business und Basic Version gibt es ein paar kleine Einschränkungen.
Auf der GSuite Seite kannst du dir den vollen Vergleich ansehen. Mit dem Filter kannst du dort sogar die einzelnen Tools pro Version vergleichen.
Was kostet GSuite?
Die verschiedenen Versionen kosten natürlich unterschiedlich viel. In der Abbildung hier findest du die Preise:
Der BasicTarif liegt bei 4,68€ pro Nutzer pro Monat, der Business Tarif bei 9,36€ und der Enterprise Tarif bei 23€. Alle Modelle kannst du 14 Tage kostenlos testen.
Möchtest du dir einmal detailliert ansehen, welche Anwendungen in den einzelnen Tarifen enthalten sind? Dann schaue auf der Preismodell-Seite von GSuite vorbei.
In diesem Zusammenhang können wir dir glücklicherweise mitteilen, dass wir dir einen GSuite Gutscheincode anbieten können!
7. Für wen ist GSuite geeignet?
Lohnt sich der Aufpreis? Gerade diejenigen, die gerade ihr eigenes Unternehmen starten wollen, überlegen sich oft mehrere Male, ob die Ausgaben für eine bestimmte Software wirklich notwendig ist.
Du solltest also prüfen inwiefern dir folgende Aspekte wichtig sind:
- seriöses Auftreten durch gebrandete E-Mail Adressen
- 24/7 Support per Telefon und Mail
- GoBD-konforme Ablage
- Der Speicherort deiner Daten
- Größe deines Speichers und
- Das gleichzeitige Arbeiten in Teams an einem Dokument
8. Vergleich mit Microsoft Office 365
Das Microsoft Office 365 ist das wohl bekannteste Tool-Paket. Es lassen sich auf den ersten Blick viele Gemeinsamkeiten der einzelnen Tools aufweisen. So hat jedes Microsoft Tool ein Google Pendant. Hier seht ihr den direkten Vergleich:
| Microsoft | |
| Outlook | Gmail |
| Word | Docs |
| Excel | Spreadsheet |
| Powerpoint | Presentation |
| Teams | Meet |
| OneDrive | Google Drive |
Der größte Unterschied ist wohl, dass Google kein installierbares Paket anbietet sondern nur in der Cloud arbeitet. Microsoft hingegen bietet sowohl Online als auch Desktop Versionen der einzelnen Tools an. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass die Online Versionen nicht über den vollen Funktionsumfang wie die installierten Versionen verfügen.
9. Fazit
Wie du vielleicht schon erahnen konntest, ist GSuite aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken. Zudem sind wir in diesem Beitrag lediglich auf die wichtigsten Elemente von GSuite eingegangen, da dies sonst den Rahmen sprengen würde. GSuite bietet nämlich noch weitere Möglichkeiten wie Google Forms, Google Notizen oder Google Vault. Auch wenn bei GSuite monatliche Kosten anfallen, ist der Funktionsumfang enorm. Das Preis-Leistungsverhältnis wird dadurch definitiv übertroffen.
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