Marketing Automatisierung – 1 Zusammenspiel zwischen Mailchimp und Hubspot

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Wann macht Marketing Automatisierung Sinn? 

Marketing Automatisierungen ermöglichen automatisierte Prozesse für unter anderem Lead-Generierung, -Segmentierung, -Nurturing oder -Scoring. Somit kann enorm viel an Zeit und Kosten gespart werden, da manuelle Prozesse von alleine durchlaufen werden. 

Wöchentlich bekommen wir circa 5 Anfragen bezüglich der Freischaltung von Instagram Shopping. Das freut uns natürlich sehr, allerdings kannst du dir vorstellen, wie viel Zeit dafür investiert werden muss. Wir haben uns einen Prozess überlegt, der uns einiges an Zeit und Arbeit erspart, aber für ebenso viele glückliche Kunden sorgt. 

Wir möchte euch darum heute eine Marketing Automatisierung am Beispiel unseres Instagram Shopping Prozesses zeigen, damit auch ihr euren Alltag erleichtern und trotzdem mit zufriedenen Kunden rechnen könnt. 

Welche Tools werden benötigt? 

In unserem Fall geht es um ein Zusammenspiel zwischen unserem CRM, Hubspot, und unserem E-Marketing-Tool, Mailchimp. Um die Verbindung zwischen den zwei Softwares herstellen zu können, benutzen wir Zapier. Mit Zapier kann man verschiedene Apps verbinden, um Workflows zu erstellen. Ein einfaches Beispiel: Wenn jemand mein Kontaktformular ausfüllt, möchte ich eine Benachrichtigung auf Slack bekommen. 

Es gibt einen kostenlosen Zapier erkannt, mit dem man 5 Ein-Schritt-Automatisierungen machen kann. Mit dem Starter Tarif für 17 Euro im Monat kann man bis zu 20 mehrschrittige Automatisierungen erstellen. 

5 Schritte für eine Marketing Automatisierung

Schritt 1: Brainstorming

Hast du dir bereits Gedanken dazu gemacht, was du wie automatisieren möchtest, dann mache dir am besten als erstes Notizen auf einem Schmierblatt. Führe dir vor allem vor Augen, welche Ziele du erreichen möchtest. Überlege, welche Phasen die Automatisierung durchläuft, welche Tools im Spiel sind und welches Ereignis welchen nächsten Schritt hervorruft.

In unserem Beispiel geht es vor allem um Zeitersparnis und langfristig gesehen den Customer Lifetime Value zu steigern. 

Hier findest du ein Beispiel unserer digitalen Skizze für die Marketing Automatisierung: 

Marketing-Automatisierung-Skizze

Schritt 2: Content vorbereiten (Mailchimp) 

Die Kunden durchlaufen automatisch den Flow und bekommen die vorbereiteten Mails zugeschickt, sobald sie an dem Punkt angelangt sind. Die Mails müssen also von Anfang an alle stehen, denn im Prozess werden diese automatisch rausgeschickt. Es wäre natürlich ärgerlich, wenn da eine noch nicht fertig oder fehlen würde. In unserem Fall sind es insgesamt 8 E-Mails, die wir mit Mailchimp erstellen. Kunden erhalten natürlich nicht alle 8 E-Mails, sondern abhängig vom Pfad sind erhalten sie zwischen 2 und 4 Mails. 

Schritt 3: Customer Journey anlegen (Mailchimp)

Im dritten Schritt kommt es darauf an, den Output Kanal vorzubereiten. Denke hierbei daran, welche Aktionen in dem Automatisierungsprozess durchgeführt werden müssen und durch welche Trigger und unter welchen Konditionen diese ausgelöst werden. 

Wir erklären dir an unserem Beispiel, wie wir das in Mailchimp gemacht haben: 

In Mailchimp gibt es eine Funktion, die sich “Customer Journey” nennt. Damit kann man einen E-Mail Flow erstellen, den deine Zielgruppe erhält, sobald er dafür “qualifiziert” ist. Du bestimmst nämlich selbst, wann ein (potentieller) Kunde in den Flow gelangt. Dann kannst du weiter entscheiden, ob und wann der Kunde eine Mail erhalten soll. 

Außerdem kannst du sogenannte “Wenn, dann…” Weichen setzen. Möchtest du, dass ein Kunde, der die letzte Mail geöffnet und geklickt hat eine andere Mail erhält als der Kunde, der die Mail nicht geöffnet hat, dann ist das über diese Funktion möglich. So kannst du noch viele weitere Konditionen nennen. Um ein paar Beispiele zu nennen:ein Kauf (Datum, bestimmtes Produkt, bestimmter Wert etc.), ein Ort, der Name des Unternehmen uvm. 

Sobald der Kunde einen Schritt weiter läuft, wird er mit einem Tag versehen. So können wir genau anhand des Tags erkennen, an welchem Punkt der Kunde sich gerade befindet. 

Hier siehst du einen kleinen Ausschnitt aus unserem Customer Journey. Ein Vorteil bei Mailchimp ist die visuelle Wiedergabe, denn je nachdem wie viele Schritte und Konditionen es gibt, kann es leicht unübersichtlich werden. Du kannst beliebig viele Schritte und Startpunkte hinzufügen. In unserem Fall ist der Startpunkt, wenn der Kunde mit einem bestimmten Tag versehen wird.

Schritt 4: Phasen in Hubspot anlegen

Im vierten Schritt geht es um den Input Kanal. Was sorgt genau dafür, dass die Automatisierung gestartet wird? In den meisten Fällen ist dies ein internes System, beispielsweise ein CRM wie Hubspot bei uns: 

In unserem Ticketsystem in Hubspot haben wir aktuell 4 Phasen: “Neu”, “Warten auf Kontakt”, “Wartet auf uns” und “Abgeschlossen”.Nun haben wir die Phasen “IG Shopping Automatisierung” und “IG Shopping Voraussetzungen erfüllt” hinzugefügt.  In unserem Hubspot werden automatisch Tickets erstellt, sobald jemand über unsere Instagram Shopping Anleitung den Chat kontaktiert. Diese landen automatisch in der Phase “wartet auf uns”. Sobald wir uns den Account des Kunden angesehen und beurteilt haben, ob dieser für Instagram Shopping freigeschaltet werden kann, schieben wir das Ticket manuell in die Phase “IG Shopping” Automatisierung. 

Sobald dies geschehen ist, wird dem Kunden der Tag hinzugefügt, der für den Start des Customer Journeys verantwortlich ist. 

Schritt 5: Automatisierung aufbauen (über Zapier) und testen

Als letzten Schritt in der Automatisierung gilt es nun, die verschiedenen Softwares miteinander zu verbinden. Das machen wir über Zapier. Im Endeffekt sieht es bei uns so aus:

Ganz wichtig ist es natürlich, die Automatisierung zu testen, bevor ihr diese aktiviert. Bei Zapier gibt es eine Testfunktion, die ihr dafür nutzen könnt. Falls ihr dort Fehlermeldungen bekommen solltet, könnt ihr diese noch beheben, bevor es in den Live-Modus geht. 

Fazit

Wir haben gerade erst mit unserer Automatisierung gestartet. Jedoch merken wir jetzt bereits, wie viel Zeit wir dadurch sparen können. Wir freuen uns natürlich über jede einzelne Anfrage, jedoch muss man dafür enorm viel Zeit einplanen. Umso besser ist es, dass wir nun viel mehr Zeit für die eigentliche Ausführung unserer kleinen Projekte haben. Vor allem auf lange Zeit gesehen ist dies ein sinnvoller Schritt: Marketing Automatisierung ermöglicht es uns, Kampagnen besser zu personalisieren. Durch spezifisch relevante Inhalte für den einzelnen Kunden lässt sich langfristig der Customer Lifetime Value steigern. (Der Wert, den ein Kunde in seinem gesamten Kundenlaufzeit für ein Unternehmen umsetzt)

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